En yalın tanımıyla ileti geri çekme (message recall), gönderilen bir email’in, alıcıların posta kutularından geri alınıp silinmesini sağlayan bir özelliktir. Genel itibariyle yazım yanlışları içeren, yanlış kişilere gönderilen, eklenecek bir dosyanın unutulduğu, hatalı, uygunsuz, eksik vb. email’lerin gönderilmesi durumunda tercih edilen bu yönteme kullanıcılar sıklıkla başvuruyor. Email’lerin doğru, tam ve belli kurallara, düzenlemelere uygun şekilde gönderilmesi her ne kadar kullanıcının sorumluluğunda olsa da günlük rutinde anlık bir dikkatsizlik veya öfke kontrolü kaybı gibi sebeplerle istenmeyen senaryolar yaşanabiliyor. Microsoft’un verilerine göre, günde ortalama 800.000 Exchange Online kullanıcısının bu yönteme başvurduğunu gösteren bir rapor da söz konusu hataların boyutunu net şekilde gözler önüne seriyor.
İleti Geri Çekme – Message Recall Nasıl Yapılır?
Öncelikle, sıklıkla “Gönderdiğim mail’i nasıl geri alabilirim?” veya “Atılan mail nasıl geri alınır?” şeklinde sorulan soruyu cevaplayalım.
- Gönderdiğiniz email’i, Outlook’ta Gönderilmiş Ögeler (Sent Items) klasöründe bulun ve üzerinde çift tıklayarak açın.
- Email’in açıldığı pencerede “İleti > Eylemler > Bu İletiyi Geri Çek” (Message > Actions > Recall This Message) menü ve ögelerini seçerek ilerleyin.
- “Bu iletinin okunmamış kopyalarını sil” (Delete unread copies of this message) seçeneğini seçin ve Tamam‘ı tıklayın.
İleti geri çekme yöntemine %100 bel bağlamak ve “nasıl olsa geri çekebilirim” düşüncesiyle rahat hareket edip gelişigüzel email’ler göndermek de pek doğru değil! Zira bu işlemin başarılı olması için belli şartlar var:
- İleti geri çekme (message recall), şu an için sadece masaüstü Outlook uygulamasında ve Windows tabanlı ortamlarda kulanılabilir. Hem göndericinin hem alıcının Windows üzerinde Outlook uygulamasını kullanıyor olması gerekir.
- Gönderici ve alıcının Office 365 veya Microsoft Exchange email hesabına sahip olması ve aynı organizasyonda olmaları gerekir. Organizasyon dışındaki kişilere gönderilen email’ler geri çekilemez.
- Söz konusu email’in alıcı tarafından henüz okunmamış olması gerekir. İleti geri çekme isteğinin başarısız olmasına en sık neden olan etken budur.
- Söz konusu email’in halen alıcının Gelen Kutusunda (Inbox) bulunuyor olması gerekir. Örneğin; email henüz okunmamış olsa bile bir kuralla farklı bir klasöre veya alt klasöre taşınmışsa, ileti geri çekme başarısız olacaktır.
- Email’in “Azure Information Protection” tarafından korunuyor olması durumunda geri çekme yapılamaz.
Bu şartların bilinmemesi ve çoğunlukla da karşılanmaması sebebiyle, ileti geri çekme denemelerinin çoğunun başarısız olduğu bir gerçek. Bu da haliyle söz konusu işlemin genel olarak ne kadar etkili olduğunun sorgulanmasına neden oluyor.
Bulut Tabanlı İleti Geri Çekme
Microsoft Ignite 2019 etkinliğinde, yaklaşık 20 yıldır hayatımızda olan bu özellikle ilgili yapılması planlanan geliştirmelerden de bahsedilmişti. Ben de “Exchange Online: 2020’de Gelen ve Gelecek Yenilikler“ yazımda genel olarak duyurulan tüm Exchange Online geliştirmelerine değinmiştim. İleti geri çekme ile ilgili, halihazırda testlerin devam ettiği ve başarılı sonuçlar alındığının belirtildiği ana geliştirmenin amacı ve kapsamı şu: Şu anda client-tabanlı olan bu özelliği, milyonlarca posta kutusunu barındıran Office 365 (Exchange Online) için bulut-tabanlı hale getirmek. Özelliğin kullanılması ve başarılı olması için alıcının veya göndericinin lokal Outlook uygulaması kullanıyor olması gereksinimi ortadan kaldırılıyor. İster Outlook ister OWA, Outlook Mobile veya farklı bir email istemcisi kullanılıyor olsun, ileti geri çekme özelliği bulut üzerinden kullanılabilir hale geliyor. Buna ek olarak, geri çekme işleminin durumunu, hangi alıcılarda başarılı ve hangilerinde, hangi sebeple başarısız olduğunu gösterecek bir rapor da kullanıma açılıyor:
Bu geliştirmelerle birlikte özelliğin çok daha iyi ve etkili hale geleceğini söyleyebiliriz. Yine de bu geliştirme dahi bu özelliği tamamen bel bağlanabilir hale getirmeyecektir. İşin teknik yönünü ve tasarım değişikliğinin karmaşıklığını düşünürsek, testlerin tamamlanıp genel dağıtıma açılması biraz zaman alabilir ve 2020’nin ikinci yarısına dek beklemek zorunda kalabiliriz. Hep birlikte bekleyip göreceğiz. Aynı perspektiften bakınca, diğer şartların ortadan kaldırılması için beklentileri yüksek tutmak doğru olmaz; hatta bazılarının yasal açıdan da bir gereksinim olarak kalacağını kabullenmek gerekir. Bununla birlikte, bulut teknolojilerinin esnekliği ve mümkün kıldığı yeniliklerle birlikte teknik altyapının izin verdiği ölçüde geliştirmeler gelmeye devam edecektir.