Office 365 Exchange Online’da, posta kutusuna (mailbox) sahip lisanslı mail kullanıcılarına, diğer kullanıcıların mailbox’ları üzerinde “Full Access”, “Send As” ve “Send on Behalf” gibi yetkiler verilebilir. Bu yetkilere sahip kullanıcılar, “posta kutusu temsilcisi” (delegate) olarak adlandırılır. “Send As” veya “Send on Behalf” yetkilerine sahip kullanıcılar, bu yetkilere sahip oldukları mailbox’lar üzerinden, o mailbox’ların adresleri ile email gönderebilirler. Bu yöntemler, özellikle yöneticilerinin adına email’ler ve toplantı istekleri gönderme gibi işlemleri asistanların yapabilmesini sağlamak amacıyla ve paylaşılan posta kutularının (shared mailbox) yönetimi için tercih edilir. Ancak bu yöntem ve bu yetkiler ile gönderilen email’ler, varsayılan olarak email’i gönderen kişinin “Gönderilmiş Ögeler” (Sent Items) klasörüne düşer. Bunun sonucunda asıl yetki sahibi olunan, gönderimde FROM adresinin kullanıldığı mailbox’ta görülemezler. Bu durum yönetimsel olarak ve kullanım açısından karışıklıklara sebebiyet verebilir.
“Send As” ve “Send on Behalf” Yetkileri
Öncelikle “Send As” ve “Send on Behalf” yetkilerinin çalışma prensiplerini kısaca açıklamakta fayda var:
- Send As: Bu yetkiye sahip bir kullanıcı, yetki sahibi olduğu mailbox üzerinden gönderimde bulunduğunda, ilgili email’in “FROM” alanında direkt olarak mailbox’ın asıl sahibinin bilgileri görünür. Örneğin; Nuck Chorris kullanıcısının mailbox’ında, Farrison Hord kullanıcısının “send as” yetkisi varsa ve Farrison bu yetkiyi kullanarak bir email gönderirse, alıcı(lar) email’in göndericisi olarak sadece “From: Nuck Chorris”i görürler.
- Send on Behalf: Bu yetkiye sahip bir kullanıcı, yetki sahibi olduğu mailbox üzerinden gönderimde bulunduğunda, ilgili email’in “FROM” alanında hem mailbox’ın asıl sahibinin hem de göndericinin bilgileri görünür. Örneğin; Nuck Chorris kullanıcısının mailbox’ında, Farrison Hord kullanıcısının “send on behalf” yetkisi varsa ve Farrison bu yetkiyi kullanarak bir email gönderirse, alıcı(lar) email’in FROM alanını “From: Farrison Hord on behalf of Nuck Chorris” şeklinde görürler.
NOT: Bu yetkilere sahip bir kullanıcı yetkiler arasında tercih yapamaz ve hangi yetkiye sahipse o yetkiyi otomatik olarak kullanır. Her iki yetkinin de kullanıcıya aynı anda atanmış olması gibi gereksiz bir durumda da “Send As”in geçerli olacağını bilmekte yarar var.
Duruma ve kullanım amacına göre her iki yetki de tercih edilebilir. Ancak her iki senaryoda da bu gönderilen email’ler, sadece Farrison Hord kullanıcısının Gönderilmiş Ögeler klasörüne düşecektir.
Çözüm
Bu varsayılan davranışı değiştirmek ve “Send As” veya “Send on Behalf” ile gönderilen email’lerin birer kopyalarının, mailbox’ın asıl sahibinin Gönderilmiş Ögeler klasörüne de düşmesini sağlamak mümkün. Bunun için PowerShell’e başvurularak aşağıdaki adımlar takip edilebilir:
1. Windows PowerShell üzerinden Exchange Online’a bağlanın. Detaylar için şu makaledeki yönergeleri izleyebilirsiniz:
https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/exchange-online/connect-to-exchange-online-powershell/connect-to-exchange-online-powershell?view=exchange-ps
2. Yetki sahibi olunan mailbox’ın (örneğimizde Nuck Chorris) email adresini not edin.
3. Yetkinin türüne göre, aşağıda belirtilen uygun komutu Exchange Online PowerShell penceresinde çalıştırın:
- “Send as” yetkisi kullanılıyorsa:
Set-Mailbox <mailbox'ın email adresi> -MessageCopyForSentAsEnabled $true- “Send on behalf” yetkisi kullanılıyorsa:
Set-Mailbox "mailbox'ın email adresi" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueAşağıda, Nuck Chorris (nuck.chorris@contoso.com) için çalıştırılması gereken komutları görebilirsiniz:
Set-Mailbox nuck.chorris@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Set-Mailbox nuck.chorris@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Bu kadar basit! Bu noktadan sonra, Farrison Hord veya aynı yetkilere sahip farklı bir kullanıcı (temsilci), Nuck Chorris mailbox’ı üzerinden email gönderdiğinde, bu email’lerin bir kopyası Nuck Chorris’in mailbox’ına da düşecektir.
Bu işlemin herhangi bir sebeple geri alınması istendiğinde, aynı işlem adımlarının takip edilmesi ve komutta ilgili parametrelerin $true kısımlarının $false ile değiştirilmesi yeterli olacaktır:
Set-Mailbox nuck.chorris@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $false
Set-Mailbox nuck.chorris@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false
Çözümün Tüm Shared Mailbox’lar İçin Uygulanması
Bu ayarı tüm “shared mailbox”larda geçerli kılmak ve standart haline getirmek de sıklıkla yapılmak istenen işlemler arasında. Bunun için aşağıdaki komutlardan faydalanabilirsiniz:
- “Send as” yetkisi için:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $True- “Send on behalf” yetkisi için:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True