Exchange’in sunduğu, birden fazla kişinin ortak/genel bir hesap üzerinden eşzamanlı şekilde email okuyup göndermesine olanak veren “shared mailbox” (paylaşılan posta kutusu), oldukça sık tercih edilen bir mailbox türüdür ve Outlook da kullanımını oldukça pratik hale getirir.

Outlook’taki bazı özellikler, yalnızca normal şekilde kullanıcı adı ve parolası ile eklenen hesaplar için geçerli ve kullanılabilir durumdadır: İmzalar, otomatik yanıtlar (out-of-office), gelen kutusu kuralları gibi… Bunların arasında, Word ve Excel ile birlikte kullanılan, başarılı olması için ilgili hesabın ayrı bir Outlook profili altında eklenmiş olmasını gerektiren “mail merge” özelliğini de sayabiliriz. Yapıları itibariyle kullanıcı adı veya parolaya sahip olmayan shared mailbox’lar ise Outlook’ta, asıl mailbox kullanıcılarının sahip oldukları yetkiler sayesinde “map”lenerek, ek bir mailbox olarak eklendikleri için bu tip özellikleri desteklemez hale gelirler.

Eğer bir shared mailbox üzerinde “Full Access” (tam denetim) ve yapılacak işe göre ilgili alıcı yetkilerine (send as, send on behalf) sahipseniz, o shared mailbox’ı ayrı ve normal bir hesap olarak Outlook’a ekleyebilmeniz ve bu sayede bahsedilen Outlook özelliklerini kullandırabilmeniz mümkün. Bunun için takip edilmesi gereken adımları, ADAL kontrollerindeki, arayüzdeki vb. değişiklikleri göz önünde bulundurarak Windows 10 – Outlook 2016 öncesi ve sonrası şeklinde ikiye ayırarak sıralayacağım. Outlook versiyonunuz ve/veya işletim sisteminize göre uygun adımları takip edebilirsiniz.

Karışıklık olmaması için belirtmekte yarar görüyorum: Adımlardaki örneklerde, shared mailbox’ımız info@burakvarol.net ve onun üzerinde yetki sahibi olan asıl kullanıcımız/mailbox’ımız ise burak@burakvarol.net olacak.

Outlook 2016 – Windows 10 ve sonrası için:

1- Outlook’ta “File > (Info) > Add Account” menü ve seçenekleriyle ilerleyin. (“File > (Info) > Account Settings > Account Settings > New” menü ve seçenekleri de aynı hesap ekleme ekranına götürecektir.)

Outlook > Add Account
Resim-1: Outlook > Add Account

2- Gelen hesap ekleme ekranında, Outlook’a eklemek istediğiniz shared mailbox’ın email adresini (örneğimizde info@burakvarol.net) girin. Ardından “Connect” butonuna tıklayın.

Outlook > Add Account > Connect (add Shared Mailbox address)
Resim-2: Outlook > Add Account > Connect (shared mailbox)

3- Sunucuyla bağlantı kurulduktan sonra, oturum açma bilgilerinin girilmesini isteyen bir ekran gelecek. İşlemin tamamlanması için kritik adım da tam olarak bu; burada shared mailbox üzerinde yetki sahip olduğunuz hesabınızın oturum açma bilgilerini, kullanıcı adı ve parolasını girerek devam etmeniz gerekecek. Bunun için parola alanını boş bırakın ve “Sign in with another account”a tıklayarak ilerleyin.

Outlook > Add Account > Enter password > Sign in with another account
Resim-3: Outlook > Add Account > Enter password > Sign in with another account

4- Gelen ekrandaki doldurulabilir alanda, shared mailbox’ın adresini silin ve kendi hesabınıza ait kullanıcı adını (userPrincipalName) girin (örneğimizde burak@burakvarol.net). Bu, Office 365 hizmetlerinde oturum açarken kullandığınız kullanıcı adınızdır. “Next” butonuna tıklayarak devam edin.

Outlook > Add Account > Sign in with another account (primary mailbox/main user)
Resim-4: Outlook > Add Account > Sign in with another account (primary mailbox/main user)

5- Bir sonraki ekranda, bir önceki aşamada kullanıcı adını girdiğiniz hesabınıza ait parolayı girin ve “Sign in” butonuna tıklayarak ilerleyin.

Outlook > Add Account > Enter password (for the primary mailbox/user)
Resim-5: Outlook > Add Account > Enter password (for the primary mailbox/user)

6- Bir sonraki ekranda, şayet ilgili shared mailbox için “Full Access” yetkiniz var ise ve oturum açma bilgilerinizi doğru girdiyseniz, işlemin başarılı olduğunu belirten “Account setup is complete” yazısıyla karşılaşacaksınız. “OK”e tıklayarak işlemi sonlandırın.

Outlook 2016 – Windows 10 öncesi için:

1- Outlook’ta “File > (Info) > Add Account” menü ve seçenekleriyle ilerleyin. (“File > (Info) > Account Settings > Account Settings > New” menü ve seçenekleri de aynı hesap ekleme ekranına götürecektir.)

2- Gelecek “Add Account” ekranında, “Your Name” alanına shared mailbox’ın amacına uygun herhangi bir isim girin, “E-mail Address” alanına shared mailbox’ın email adresini girin (örneğimizde info@burakvarol.net) ve parola alanlarını boş bırakın. “Next” butonuna tıklayarak ilerleyin.

Outlook > Add Account > Auto Account Setup (Shared Mailbox)
Resim-6: Outlook > Add Account > Auto Account Setup

3- Bu aşamada, eklenecek hesaba ait kullanıcı adı ve parolanın sorulduğu bir ekran gelecek. Burada, shared mailbox üzerinde gerekli yetkilere sahip olan kendi hesabınızın bilgilerini girmeniz gerekecek (örneğimizde burak@burakvarol.net). Bilgileri girin, tercihen “Remember my credentials” kutucuğunu da işaretli hale getirin ve “OK”e tıklayın.

Outlook > Add Account > Enter credentials (for the primary mailbox/user)
Resim-7: Outlook > Add Account > Enter credentials (for the primary mailbox/user)

4- Bir sonraki ekranda, şayet “Full Access” yetkiniz var ise ve oturum açma bilgilerinizi doğru girdiyseniz, işlemin başarılı olduğunu belirten “Congratulations! Your email account was successfully configured and is ready to use.” yazısıyla karşılaşacaksınız. “Finish”e tıklayarak işlemi sonlandırın.

Bu işlemlerin ardından, söz konusu shared mailbox, Outlook’unuza farklı bir hesap gibi eklenecektir. Normal şartlarda shared mailbox’lar için kullanamadığınız birçok özelliği artık keyifle kullanabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız

burakvarol.net

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir