Artık organizasyonunuzda bulunmayan, işten ayrılmış, emekli olmuş ve dolayısıyla hesabı silinmiş kullanıcılara ait adreslere email gönderildiği zaman, Office 365 (Exchange Online) tarafından ilgili göndericiye otomatik olarak bir NDR (non-delivery report) iletilir. Bu NDR ile birlikte gönderici, gönderimi gerçekleştirdiği adresin artık geçersiz olduğuna dair bilgilendirilmiş olur.
Belli durumlarda, bu NDR’ların özelleştirilmesi, içerisindeki metnin değiştirilmesi istenebilir. Bunu direkt olarak yapabilmek veya posta kutusu bulunmayan hesaplar/adresler için otomatik yanıt oluşturmak, mevcut özellikler ve dinamiklerle mümkün değildir. Dolayısıyla, çoğu durumda söz konusu NDR’ın sabit şablonunu kabul edip benimseyebilirsiniz. Bununla birlikte, ihtiyacın önem ve boyutuna göre belli alternatif yöntemler de tercih edilebilir.
Transport Rule ile NDR’a Açıklama Ekleme
İşten ayrılan kullanıcılar için “mail contact”lar oluşturup bu “contact”ları kullanarak sabit NDR’a eklenecek bir ek metin belirtmek üzere “transport rule”lar oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz kontakları, herhangi bir kafa karışıklığı yaratmamaları adına adres defterlerinden gizlemeyi de düşünebilirsiniz.
- Exchange Admin Center‘da “Recipients > Contacts” altında, ilgili kullanıcı/adres için bir “mail contact” oluşturun.
- “Mail flow > Rules” altında, amaca yönelik bir kural oluşturun:
– Eğer > Alıcı > bu kişiyse
– İletiyi engelle > iletiyi engelle ve bir açıklama ekle
– https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/conditions-and-exceptions
– https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rule-actions
Kullanıcının Posta Kutusunu Paylaşılan Posta Kutusuna Çevirme
İşten ayrılan kullanıcıları silmek yerine veya lisanslarını kaldırmadan önce, posta kutularını “paylaşılan posta kutusu”na (shared mailbox) dönüştürebilirsiniz. Sonrasında, Exchange Online üzerinde aktif bir alıcı olacak bu posta kutuları için NDR yerine geçecek ayrı otomatik yanıtlar oluşturmanız mümkün hale gelmiş olur. Şunu belirtmekte fayda var; söz konusu durum, bir noktada yönetilmesi zor bir hale gelecektir. Ek olarak, bu aksiyonu almadan önce, şirket politikaları ve regülasyonları tekrar gözden geçirip ilgili birimlerden onay almak isteyebilirsiniz.
– https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/email/convert-user-mailbox-to-shared-mailbox?view=o365-worldwide
– https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/troubleshoot/configure-mailboxes/set-automatic-replies