Email’lere İmza veya Bildirim (Disclaimer) Ekleme

Yasal düzenlemeler, kişisel veya departmanlara yönelik ihtiyaçlar, şirkete ve işin yapılışına özgü gereksinimler, belli email’lerin ayrıştırılması isteği gibi etkenler doğrultusunda, email’lere yasal uyarı, özel bildirim metni, alt bilgi ve/veya üst bilgi, daha sıklıkla da imza ekleme gerekliliği olabilir. Exchange’de “disclaimer” (yasal bildirim) mantığıyla bir “transport rule” konfigüre ederek, tüm veya belli kullanıcılarda geçerli olacak genel bir imza veya bildirim şablonu oluşturabilirsiniz.

Genel olarak bu konuda çok sayıda yazı ve rehber bulunmasına karşın, belli detayların gözden kaçabildiğini ve kullanıcıların özellikle şu iki soruyu sorduğunu sıklıkla görüyorum:

• İmzaya veya yasal bildirime, göndericiye ait bilgiler spesifik ve dinamik olarak eklenebilir mi?
• İmza kullanımı için kural oluşturulduğunda, söz konusu imza her yanıt ve iletimde email’e tekrar ve alt alta ekleniyor; bunun önüne geçilebilir mi?

Bu yazıda “nasıl yapılır” işlemlerine ek olarak bu iki noktayla ilgili yönlendirmeleri de bulacaksınız.

İmza veya Yasal Bildirimi “Transport Rule” ile Oluşturma

İmza ekleme veya yasal bildirim için “transport rule” oluştururken takip edilmesi gereken adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Office 365 Yönetim Merkezinde, sol menüde “Yönetim Merkezleri”ni ve ardından “Exchange”i tıklayarak Exchange Yönetim Merkezine gidin.

2. Sol menüde “Posta Akışı”na ve ardından gelecek ekranda “Kurallar”a tıklayın.

3. Yeni kural oluşturmak üzere “+” ikonuna tıklayın ve “Bildirimleri uygula…” şablonuyla ilerleyin:

4. Kurala ayırt edici bir isim verin ve “Daha fazla seçenek” bağlantısını tıklayın.

5. “Şu koşulda bu kuralı uygula…” alanında, “[Tüm iletilere uygula]” veya “Gönderen > Şirket içindedir/dışındadır > Şirket içindedir” gibi, gereksinime göre uygun kriteri seçin:

6. “Şunu yap…” alanının yanında “Metin girin…” bağlantısını tıklayın ve imza veya bildirim (disclaimer) olarak kullanmak istediğiniz metni girin. Bu alanda HTML ve CSS kodları kullanabilirsiniz. İzin verilen maksimum karakter sayısı 5.000‘dir. Ayrıca aşağıda listelediğim attribute’lardan faydalanarak her kullanıcıda özel olarak belli değerlerin çağrılmasını sağlayabilirsiniz. Her birinin çift yüzde (%%) işareti arasında kullanıldığına dikkat edin:

• %%DisplayName%%: Görünen ad.
• %%Title%%: Unvan.
• %%Email%%: Email adresi.
• %%PhoneNumber%%: Telefon numarası.
• %%Department%%: Bölüm.
• %%Company%%: Şirket.

Bu alanda kullanılabilecek attribute’ların (ADAttribute) tam listesine aşağıdaki makaleden ulaşabilirsiniz:
https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/policy-and-compliance/mail-flow-rules/conditions-and-exceptions?view=exchserver-2019#property-types

7. Yine “Şunu yap…” alanında, “Metin girin…” bağlantısının yanındaki “Birini seçin…” bağlantısını tıklayın ve “Sarmala”yı seçin. Bu seçenek, bir sebeple kuralın bir email’e uygulanamadığı durumlarda, email’in yeni bir “envelope” ile sarmalanmasını ve kuralın o şekilde uygulanmasını sağlar.

8. Bu özelliği tüm email’lerde bildirim (disclaimer) yerine imza mantığıyla kullanmak istiyorsanız, aşağıdaki işlemlere göz atın; yoksa 9. adımla devam edin.

---

İmza ve Bildirim (Disclaimer) Farkı:

Orijinal email, yanıtlandığı hali, iletildiği hali; her biri bütün halinde ayrı ve yeni email’lerdir ve dolayısıyla yasal bir bildirimin her birinde ayrı ayrı eklenmesi gerekir. “Apply disclaimers” (bildirimleri uygula) şablonu da temelde bu amaca hizmet etmek üzere tasarlanmıştır. Ancak bu yöntemi imza ekleme amacıyla kullanmak istediğinizde bu durum sorun yaratabilir; çünkü kullanıcı imzalarının her iletide en alta (yazılan yanıtın hemen altına değil, bir bütün halinde email’in en altına) ve tekrar eklenmesi, imza kullanım amacına ve şekline pek uygun değildir. Örneğin; bir email 5 kez yanıtlandığında, o email’in en altında aynı imzanın 5 kez ve alt alta listelendiğini görmek istemezsiniz. Bunun önüne geçmek için, imzada geçen ancak email’in gövdesinde bulunması pek muhtemel olmayan spesifik bir metni kuralın “exception”larında belirtebilirsiniz. Böylece imzanın sadece ilk email’de gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Bu “workaround”u uyguladığınızda imzanın sadece ilk email’de belireceğini göz önünde bulundurarak, kullanıcıları yanıt/forward’larda ve gerekli hallerde manuel olarak kısa birer imza kullanmaları için yönlendirmeniz iyi olabilir.

---

Kuralda “Şu koşul dışında” bölümünde, “Konu veya gövde… > Konu veya gövde şu metin desenleriyle eşleşiyor” seçenekleriyle ilerleyin ve imza metninde geçen, email’in gövdesinde geçme ihtimali düşük olan, mümkün olduğunca spesifik bir metin veya metinler girin. Örnek olarak; imzada şirket adresi yer alıyorsa, bu adresi bu alana girebilirsiniz. Bu şekilde, söz konusu metin (örneğimizdeki adres) kuralla birlikte orijinal email’in gövdesine daha önce eklenmiş olacağı için, kural aynı email’i tekrar işlemeyecek ve imza email’in en altına tekrar eklenmemiş olacaktır.

9. “Kaydet” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.

Yukarıda adımları sıralarken, standart bir imza oluşturacak bir örnekle ilerledim. Bu örneğe göre kuralın son görünümü aşağıdaki gibi olacaktır:

Sonuç

Kuralı konfigüre ettiğinizde, halihazırda Outlook veya OWA (Outlook on the web) üzerinde kullanılan imzalar varsa bu imzalar iptal olmayacak; alt kısımlarına bu bildirim metni (disclaimer) veya imza ayrıca eklenecektir. Gerekli düzenlemeleri yaparken bunu da göz önünde bulundurun. Ek olarak, email’lere birden fazla bildirim, hem imza hem yasal uyarı vs. eklenmesi gerekiyorsa, benzer şekilde birden fazla kural da oluşturabilirsiniz.

Office 365 Exchange Online özelinde ve örneğiyle ilettiğim bu işlemleri, Exchange Server 2019 ve Exchange Server 2016‘da da uygulayabilirsiniz.

Referanslar

• Organization-wide message disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online